Vollmacht Einkauf für Verein

Vollmacht Einkauf für VereinDie Idee hinter einem Verein ist in der Regel, dass die Aufgaben auf mehrere Schultern verteilt wird. Jeder macht einen mehr oder weniger kleinen Teil und am Ende kommt etwas für die Gemeinschaft zu Gute. So gibt es den Vorsitzenden, den Schriftführer oder auch den Kassenwart. Entsprechend dieser Einteilung sind auch die Aufgaben verteilt. So schreibt der Schriftführer das Protokoll und der Kassenwart oder Schatzmeister kümmert sich um das Finanzielle. Entsprechend ist es auch meist nur dieser, der entsprechende Vollmachten für das Girokonto oder für den Rechnungskauf im Großmarkt hat. Immerhin muss er auch für Unstimmigkeiten in der Kasse geradestehen. Doch auch ein Kassenwart vereist mal oder hat so viel zu tun, dass er die Einkäufe nicht selbst erledigen kann. Dann kann er eine Vollmacht Einkauf für den Verein ausstellen. Was zu beachten ist, erfahren Sie hier.

Das Sommerfest des Vereins steht an und es müssen Anschaffungen getätigt werden. Gerade jetzt fällt der Kassenwart aber aus. Je nach Vereinssatzung, muss dann eine Vollmacht ausgestellt werden, damit die Einkäufe vom Vereinskonto aus getätigt und gezahlt werden dürfen.

Die Vollmacht kann eine sein, die eine andere Person dazu befähigt, Einkäufe direkt mit der EC Karte zu zahlen oder aber auch Rechnungen vom Vereinskonto anzuweisen. Gibt es Kundenkarten bei Großmarkt und co.? Auch für den Einkauf dort wird in der Regel eine Vollmacht notwendig sein.

Welchen Inhalt muss die Vollmacht für die Einkäufe des Vereins haben?

Gesetzlich kann eine Vollmacht mündlich erteilt werden und ist damit wirksam. Banken und Läden, bei denen per Lastschrift abgebucht wird, fordern jedoch eine schriftliche Vollmacht, ansonsten ist diese zwar rechtsgültig erstellt, verfehlen aber ihren Zweck, wenn der Geschäftspartner sie nicht akzeptiert. Zu Recht, denn hier sollen Zahlungen vorgenommen werden. Ohne diese Vorsichtsmaßnahme hätten es Betrüger denkbar einfach. Jeder könne ja kommen und behaupten eine Vollmacht zu besitzen. Die schriftlich erteilte Vollmacht dient also dem Beweis und ist damit notwendig.

Aufbau und Inhalt der Vollmacht Einkauf für Verein

Inhaltlich sollte aus der Vollmacht hervorgehen, wer, wozu befähigt wird. Dazu sollten zu allen Beteiligten genaue Angaben wie Name, Anschrift und die Vereinsregisternummer bzw. dem Geburtsdatum und -ort des Bevollmächtigten gemacht werden.

Weiterhin sollte genau aufgelistet werden, was der Bevollmächtigte tun dar. Soll er über das Bankkonto verfügen dürfen? Also Überweisungen tätigen oder Abbuchen veranlassen dürfen? Darf er auf das Vereinskonto im Großmarkt einkaufen? Darf er am Bankschalter Geld abheben? Listen Sie die einzelnen Tätigkeiten auf.

Neben einer inhaltlichen Begrenzung der Vollmacht für den Vereinseinkauf, sollte diese auch zeitlich begrenzt werden. Im obigen Beispiel kann die Vollmacht also bis zum Sommerfest begrenzt werden. Fällt der Kassenwart für eine längere Zeit aus, so ist es ratsam, grundsätzlich eine weitere Person zum Kassenwart zu benennen.

Auch sollte die Unterschrift vom Vereinsvorsitzenden sowie ein Vereinsstempel nicht fehlen. Zur Sicherheit kann auch der Bevollmächtigte unterschreiben.

Übrigens, einfach die EC Karte an den Bevollmächtigten weiter zu geben, geht nicht. Denn diese ist persönlich und nicht übertragbar. Weiteres dazu finden Sie in unserem Beitrag zur Bankvollmacht.

Wer sollte mit der Vollmacht für den Einkauf des Vereins beauftragt werden?

Bei der Vollmachtserteilung geht es nicht nur darum, was bevollmächtigt wird, sondern auch immer darum, wer damit beauftragt wird. Neben einer, nennen wir es mal -Begabung-, ist auch ein gesundes Verhältnis zu fremden Geld notwendig. Sie wissen, die Person ist hoch verschuldet oder haben Gerüchte über Veruntreuung gehört? Dann sollten Sie davon Abstand nehmen. Bedenken Sie, dass Sie für Ungereimtheiten eventuell persönlich haftbar gemacht werden. Mit Begabung meinen wir, dass der Bevollmächtigte einkaufen kann. Wie, einkaufen kann doch jeder? Nein, gerade junge Menschen, die noch zu Hause Wohnen machen das eher selten. Wenn Sie es tun, dann sind sie Konsum gesteuert. Die wenigsten achten dann auf den Preis. Oder wissen, was etwas kosten darf. Vereine mit kleinen Budget sind aber auf einen Kostenvergleich angewiesen. Außerdem wird vermutlich ein Fahrzeug für den Transport benötigt. Alles Dinge die bedacht werden müssen.

Nicht ganz unwichtig ist auch die Frage, ob die Person, die Sie für die Aufgabe im Auge haben, dazu willens ist. Klären Sie das in einem offenen Gespräch und machen Sie deutlich, was Sie erwarten. So geht jeder mit den gleichen Voraussetzungen ins Rennen und böse Überraschungen bleiben hoffentlich aus.

 

Vollmacht kostenlos Einkauf für Verein

Hinweis: Das hier zur Verfügung gestellte Musterschreiben muss individuell angepasst werden und ersetzt nicht die anwaltliche Beratung.

Vollmacht

An: Vollmachtnehmer

Name, Vorname
Geb. Datum/Ort
Anschrift

 

Hiermit wird der angegebene Vollmachtnehmer bevollmächtigt über die Finanzmittel des Vereins Hinterhof e.V. eingeschränkt zu verfügen. Im Einzelnen betrifft das:

Die Verwendung der EC-Karten des Vereines bis zu einer Höhe von xx,- Euro
Die Befugnis zum Rechnungseinkauf bis zu einer Höhe von xxx,- Euro.
Zum Zweck des Geräteeinkaufes entsprechend der beigefügten Materialliste.
Gültig ist diese Vollmacht vom (Datum) bis (Datum) und im angegebenen Rahmen, bei Vorlage im Original und in Verbindung mit dem Personalausweis.

 

Ort, Datum

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(Unterschrift d. Vollmachtgebers)
Name, Vorname d. Vollmachtgebers/Vereinsvorsitzenden/Vereinsstempel

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