Handlungsvollmacht: Diese Formulierungen sind wichtig

Infos zu Handlungsvollmacht
Erteilen Sie eine Handlungsvollmacht, kann ein Stellvertreter Sie bei Geschäften vertreten.

Ein Geschäftsführer kann unmöglich alle anfallenden Arbeiten und Aufgaben selbst erledigen. Aber er kann eine Handlungsvollmacht erteilen. Dadurch bestimmt er einen oder mehrere Mitarbeiter zu seinen Stellvertretern. Sie können ihn daraufhin bei Rechtsgeschäften vertreten. Dabei führen sie die Handlungen im Namen und auf Rechnung des Geschäftsführers aus. Was das genau bedeutet, erklären wir in diesem Beitrag. Außerdem zeigen wir Ihnen anhand einer Textvorlage, wie so eine Handlungsvollmacht aussehen kann.

Eine Handlungsvollmacht ist eine begrenzte geschäftliche Vertretungsmacht. Es handelt sich also um eine Vollmacht, die eine Person dazu ermächtigt, bestimmte Geschäfts- und Rechtshandlungen als Vertreter des Vollmachtgebers durchzuführen. Dabei beschränkt sich die Ermächtigung auf das Handelsgeschäft.

Die Idee hinter einer Handlungsvollmacht ist, dass eine sichere Grundlage im Handelsverkehr entstehen soll. Und zwar dann, wenn der Vollmachtgeber von kaufmännischen Gehilfen vertreten wird.

Die Rechtsgrundlage einer Handlungsvollmacht

Die rechtliche Grundlage für eine Handlungsvollmacht ist § 54 HGB (Handelsgesetzbuch). Eine Handlungsvollmacht erteilen kann sowohl ein Unternehmer in seiner Eigenschaft als Kaufmann als auch ein Prokurist.

Aus § 54 Abs. 1 HGB ergibt sich, dass eine Handlungsvollmacht alle Geschäfte und Rechtshandlungen umfasst, die der Betrieb im jeweiligen Handelsgewerbe für gewöhnlich mit sich bringt. Folglich darf der Geschäftspartner davon ausgehen, dass der Handlungsbevollmächtigte alle die Befugnisse hat, die so eine Vollmacht im Normalfall beinhaltet.

Wie umfangreich die Befugnis des Stellvertreters tatsächlich ist, weiß der Geschäftspartner aber nicht. Denn eine Handlungsvollmacht wird nicht ins Handelsregister eingetragen. Aus diesem Grund muss er sich im Zweifel erkundigen, ob der Stellvertreter das jeweilige Geschäft überhaupt durchführen darf.

Die Rechtswirkungen einer Handlungsvollmacht halten sich in Grenzen. Deshalb kann sie auch an einen Minderjährigen erteilt werden, ohne dass das Familiengericht zustimmen muss. Die Zustimmung des Gerichts ist nur notwendig, wenn es um eine Prokura geht. Liegt eine wirksam erteilte Prokura vor, kann sie nach gängiger Meinung aber als Handlungsvollmacht gewertet werden.

Die Befugnisse durch eine Handlungsvollmacht

Grundsätzlich darf der Bevollmächtigte nur die Geschäfte und Handlungen durchführen, die im Betrieb des Handelsgewerbes, in dem er tätig ist, normalerweise anfallen. Die Art des Handelsgewerbes bestimmt sich dabei nach dem Geschäftsgegenstand, der im Handelsregister für das Unternehmen vermerkt ist.

Einschränkt wird die Vollmacht durch § 54 Abs. 2 HGB. Demnach sind

  • der Verkauf und die Belastung von Grundstücken,
  • die Eingehung von Wechselverbindlichkeiten,
  • die Aufnahme von Darlehen und
  • das Führen von Gerichtsprozessen

von einer Handlungsvollmacht nicht abgedeckt. Für solche Rechtsgeschäfte muss der Vollmachtgeber eine spezielle Bevollmächtigung erteilen.

Weitere Einschränkungen kann der Vollmachtgeber vornehmen. Denn der Kaufmann oder Prokurist kann selbst entscheiden, wozu er seinen Stellvertreter ermächtigt und wozu nicht. Die gesetzlichen Grenzen greifen nur dann, wenn es in der Vollmacht keine anderen Bestimmungen gibt.

Der Bevollmächtigte unterschreibt in aller Regel mit einem Zusatz. Dabei kann es sich beispielsweise um “in Vollmacht”, “im Auftrag” oder das Kürzel “i. V.” handeln. Durch den Zusatz soll für einen Dritten offensichtlich sein, dass der Bevollmächtigte in seiner Funktion als Stellvertreter handelt.

Die Vorgabe, mit einem Zusatz zu unterschreiben, steht in § 57 HGB und kann auch in der Vollmacht selbst festgelegt sein. Rein rechtlich gesehen, ist die Vorgabe aber nur eine Ordnungsvorschrift. Dass der Zusatz fehlt, führt deshalb nicht automatisch dazu, dass das ganze Rechtsgeschäft ungültig ist.

Die verschiedenen Arten der Handlungsvollmacht

Je nach Inhalt und Umfang der Handlungsvollmacht wird zwischen drei Varianten unterschieden. So gibt es nämlich die allgemeine Handlungsvollmacht, die Spezialhandlungsvollmacht und die Artvollmacht.

Allgemeine Handlungsvollmacht

In dieser Form gilt die Handlungsvollmacht für den gesamten Betrieb des Handelsgewerbes, in dem der Vollmachtnehmer arbeitet. Die Vollmacht deckt alle Geschäfte und rechtlichen Handlungen an, die in der Branche typisch und im entsprechenden Geschäftszweig üblich sind. Damit bezieht sich die allgemeine Handlungsvollmacht also vor allem auf die Handlungen, die im normalen Tagesgeschäft regelmäßig anstehen.

Spezialhandlungsvollmacht

Zu einzelnen, genau definierten Geschäften ermächtigt eine Spezialvollmacht. Sie gilt für spezielle Handlungen, die zum Tätigkeitsbereich des Bevollmächtigten gehören. Daher kommt auch ihr Name. Dabei kann der Vollmachtgeber eine Spezialhandlungsvollmacht für mehrere Geschäfte oder auch nur für eine einzige Rechtshandlung erteilen. Letzteres ist zum Beispiel möglich, wenn der Bevollmächtige einen bestimmten Vertrag schließen soll.

Artvollmacht

Die Artvollmacht heißt auch Arthandlungsvollmacht und ist eine untergeordnete Form. Sie ermächtigt dazu, bestimmte Arten von Geschäften durchzuführen. Meist sind das Handlungen, die im Tagesgeschäft dauernd anfallen.

Wenn Sie zum Beispiel an der Kasse in einem Supermarkt arbeiten, sorgt eine Artvollmacht dafür, dass Sie den Kassiervorgang vornehmen und das Geld des Kunden in Empfang nehmen dürfen. Oft ist die Artvollmacht deshalb Bestandteil des Arbeitsvertrags.

Die Haftung bei der Handlungsvollmacht

Geschäfte und Rechtshandlungen, die der Bevollmächtige als Stellvertreter durchführt, erfolgen im Namen und für Rechnung des Vollmachtgebers. Deshalb liegen die Rechte und Pflichten, die sich aus dem Geschäft ergeben, auch beim Vollmachtgeber. Gleichzeitig haftet er als Kaufmann. Diese Regelung leitet sich aus den §§ 278 und 831 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) ab.

Rein rechtlich gesehen, spielt es also zunächst keine Rolle, ob der Vollmachtgeber das Geschäft persönlich durchgeführt hat oder ob ihn ein Prokurist oder eben ein Handlungsbevollmächtigter vertreten hat. Allerdings gilt das nur solange, wie der Vollmachtnehmer im Rahmen seiner Befugnisse bleibt.

Wenn der Geschäftspartner den Umfang der Handlungsvollmacht kannte oder kennen musste, haftet er. Das heißt: Wusste der Geschäftspartner ganz genau, dass der Bevollmächtigte gar nicht befugt ist, das jeweilige Geschäft durchzuführen, haftet der Geschäftspartner für entstandenen Schäden. Genauso muss er einstehen, wenn er hätte wissen müssen, dass der Bevollmächtigte die Rechtshandlung nicht durchführen darf.

Das Erlöschen der Handlungsvollmacht

Eigenständige Regelungen dazu, wann eine Handlungsvollmacht erlischt, gibt es nicht. Deshalb kommen an dieser Stelle die allgemeinen Bestimmungen für Vollmachten zum Tragen. Konkret ist das § 168 BGB. Demnach bestimmt das Rechtsverhältnis, auf dessen Grundlage die Handlungsvollmacht erteilt wurde, darüber, wann die Vollmacht ungültig wird.

Normalerweise erlischt die Handlungsvollmacht, wenn auch das dazugehörige Rechtsverhältnis beendet ist. Wenn Sie also zum Beispiel einem Mitarbeiter eine Handlungsvollmacht erteilt haben und dieser Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, wird die Vollmacht mit seinem Ausscheiden unwirksam.

Eine zeitlich befristete Vollmacht verliert zum festgelegten Datum ihre Gültigkeit. Daneben erlischt die Handlungsvollmacht, wenn der Betrieb eingestellt wird. Auch die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens führt nach § 117 Insolvenzordnung dazu, dass sich die Vollmacht erledigt hat.

Aber die Handlungsvollmacht kann auch durch einen Widerruf enden. Denn der Vollmachtgeber kann nicht nur jederzeit eine Handlungsvollmacht erteilen. Genauso kann er die Vollmacht ebenso jederzeit widerrufen und dem Bevollmächtigen so die Befugnisse wieder entziehen. Andersherum kann der Vollmachtnehmer erklären, dass er auf die Vollmacht verzichtet. Nur darf er die Ermächtigung dann nicht einfach auf jemand anderes übertragen. Denn das schließt § 58 HGB aus.

Mustervorlage für eine Handlungsvollmacht

Wenn Sie eine Handlungsvollmacht erteilen, sollten Sie möglichst präzise formulieren. Beschreiben Sie genau, welche Rechtsgeschäfte Ihr Stellvertreter durchführen darf und welche nicht. Je konkreter Sie werden, desto kleiner ist das Risiko, dass es zu Missverständnissen kommt. Außerdem stellen Sie dadurch sicher, dass Sie Ihrem Stellvertreter keine Befugnisse zugestehen, die Sie ihm eigentlich gar nicht einräumen wollten.

Von Ihrer Vollmacht sollten Sie immer mindestens zwei Ausfertigungen erstellen. Ein Exemplar behalten Sie, das andere bekommt der Bevollmächtigte. Mindestens zwei Ausfertigungen deshalb, weil es sinnvoll sein kann, dass Sie auch Ihren Geschäftspartnern eine Kopie vorlegen.

Wie so eine Handlungsvollmacht aussehen kann, zeigt Ihnen die folgende Vorlage.

Mustertext für eine Handlungsvollmacht

Name der Firma
Ihr Name
Anschrift

Name des Bevollmächtigten
Anschrift

Hiermit erteile ich Ihnen mit sofortiger Wirkung/mit Wirkung ab ___________

Handlungsvollmacht

für ___ (Tätigkeitsbereich, Abteilung o. Ä.) ___ meines Unternehmens.

Die Handlungsvollmacht ist auf die Geschäfte beschränkt, die in ___ (Tätigkeitsbereich oder Abteilung) ___ für gewöhnlich (und regelmäßig) vorkommen.
[Oder: Die Handlungsvollmacht ist auf folgende Geschäfte beschränkt: ________]

Die Ihnen erteilte Handlungsvollmacht umfasst jedoch ausdrücklich nicht die Befugnis, zu Lasten meines Unternehmens in finanziellen Angelegenheiten zu verhandeln, Verfügungen zu treffen oder Verpflichtungen einzugehen. Außerdem sind Sie nicht dazu ermächtigt, Grundstücke zu veräußern oder zu belasten, Wechselverbindlichkeiten einzugehen, Kredite aufzunehmen und gerichtliche Prozesse zu führen.

Sofern Sie im Namen meines Unternehmens rechtsverbindliche Erklärungen gegenüber Dritten oder intern vornehmen, bedürfen diese zur Wirksamkeit der Zustimmung und Gegenzeichnung durch einen Geschäftsführer oder Prokuristen.

Post und andere Schriftstücke zeichnen Sie künftig mit dem Zusatz “in Vollmacht” oder “i. V.”.

Ich erteile Ihnen die Handlungsvollmacht ohne zeitliche Befristung/befristet bis zum __________. Ein Widerruf ist jedoch jederzeit ohne Angabe von Gründen möglich.

Ort, Datum Unterschrift

Hinweis

Wir haben das Muster mit großer Sorgfalt erstellt. Trotzdem erhebt die Vorlage keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Der Mustertext versteht sich als Beispiel und soll Ihnen eine Anregung für die Formulierung Ihrer Vollmacht bieten. Jegliche Form der Haftung schließen wir daher aus.

Sie können sich gerne an dem Textmuster orientieren. In Ihrem eigenen Interesse sollten Sie aber genau prüfen, welche Passagen Sie übernehmen, streichen, ändern oder ergänzen müssen, damit die Regelungen Ihrer Situation gerecht werden. Sofern Sie spezielle Vereinbarungen treffen wollen oder es um komplexe Angelegenheiten geht, sollten Sie sich von einem Anwalt oder Notar beraten lassen.