Handlungsvollmacht Erteilung: So geht’s

Infos zu Handlungsvollmacht Erteilung
Die Regelungen zur Handlungsvollmacht finden sich im Handelsgesetzbuch.

Im Geschäftsalltag spielt die Handlungsvollmacht eine große Rolle. Denn sie ermöglicht, dass der jeweilige Mitarbeiter die Geschäfte tätigen kann, die in seinen Aufgabenbereich fallen. Ohne die Vollmacht müsste jedes Mal der Chef ran, um die Geschäfte und Handlungen rechtssicher durchzuführen. Dabei ist die Handlungsvollmacht eine Vertretungsmacht, die klar definiert und auf bestimmte Arten von Geschäften begrenzt ist. Deshalb wird sie auch als kleine Schwester der Prokura bezeichnet. Wir beantworten die wichtigsten Fragen zur Handlungsvollmacht und ihrer Erteilung.

Vom Einkäufer über den Personal- oder Büroleiter bis hin zum Vertriebler: Viele Mitarbeiter brauchen eine Handlungsvollmacht, damit sie ihren Job vernünftig machen können.

Nur: Was genau beinhaltet eine Handlungsvollmacht? Was sind die rechtlichen Grundlagen? Welche Arten gibt es? Und durch wen kann die Erteilung einer Handlungsvollmacht erfolgen? Wir haben alles Wissenswerte zu dieser Form der Vollmacht einfach und verständlich für Sie aufbereitet.

Was ist eine Handlungsvollmacht?

Die Handlungsvollmacht ist eine klar definierte, auf gewisse Arten von Geschäften begrenzte Vollmacht. Sie kann vom Geschäftsführer, Kaufmann, Vorstand oder auch Prokuristen erteilt werden. Der bevollmächtige Mitarbeiter erhält so die Befugnis, wirksam Geschäfts- und Rechtshandlungen durchzuführen, die sonst nur der Geschäftsleitung vorbehalten wären.

Vereinfacht erklärt, wird ein Mitarbeiter durch die Handlungsvollmacht so etwas wie ein Mini-Chef in seinem Aufgabenbereich. Dadurch kann er die Handlungen durchführen, die er im üblichen Tagesgeschäft zu erledigen hat, ohne dass er sich für jede Entscheidung erst das Okay der Geschäftsführung einholen muss.

Gleichzeitig schafft die Handlungsvollmacht Rechtssicherheit bei Handelsgeschäften. Denn durch die Befugnis darf der Bevollmächtigte die Geschäfte abschließen, die typisch und branchenüblich sind. Ohne die Vollmacht dürfte ein Personalleiter zum Beispiel keine Arbeitsverträge unterschreiben, ein Einkäufer keine Bestellungen aufgeben und ein Büroleiter keine Rechnungen überweisen.

Welche Arten der Handlungsvollmacht gibt es?

Die rechtlichen Grundlagen für die Handlungsvollmacht schafft § 54 HGB (Handelsgesetzbuch). Und aus dem ersten Satz in Absatz 1 lassen sich drei Arten der Handlungsvollmacht ableiten. Das sind die allgemeine Handlungsvollmacht, Arthandlungsvollmacht und die Spezialhandlungsvollmacht.

Allgemeine Handlungsvollmacht

Diese Form wird auch Generalhandlungsvollmacht genannt und reicht am weitesten. Sie ermächtigt den Mitarbeiter zu den Geschäften und Rechtshandlungen, die der Betrieb des Handelsgewerbes für gewöhnlich mit sich bringt.

Der Mitarbeiter darf somit fast alle Handlungen durchführen, die typischerweise anfallen und brachenüblich sind. Fast alle, weil es ein paar Geschäfte gibt, die der Mitarbeiter trotz Vollmacht nicht durchführen darf. Dazu gehören zum Beispiel der Verkauf von Grundstücken oder die Aufnahme von Darlehen.

Im Prinzip ähnelt die allgemeine Handlungsvollmacht der Prokura. Deshalb ist die Generalhandlungsvollmacht vor allem in kleineren Unternehmen eine gute Lösung für den Fall, dass der Chef ausfällt, Urlaub macht oder aus anderen Gründen nicht da ist.

Denn durch die umfangreichen Befugnisse im Rahmen der Generalhandlungsvollmacht ist sichergestellt, dass das Tagesgeschäft ganz normal weiterläuft. Gleichzeitig spart sich das Unternehmen den Eintrag einer Prokura im Handelsregister.

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Arthandlungsvollmacht

Hat der Mitarbeiter eine Arthandlungsvollmacht, beschränken sich seine Befugnisse auf eine bestimmte Art von Geschäften und rechtlichen Handlungen. Die Art der Geschäfte muss dem Handelsgewerbe angehören und wird in der Vollmacht benannt.

In der Praxis ist die Arthandlungsvollmacht die gängigste Form.

Oft darf der Mitarbeiter durch die Erteilung dieser Handlungsvollmacht alle Geschäfte tätigen, die in dem Geschäftszweig, in dem er tätig ist, im normalen Geschäftsbetrieb so anfallen. Ein Einkäufer kann durch die erteilte Arthandlungsvollmacht zum Beispiel dazu befugt sein, Waren zu bestellen, um das Lager aufzufüllen und auf Stand zu halten.

Eine andere Variante, die ebenfalls oft zum Einsatz kommt, bezieht sich nicht auf den Aufgabenbereich. Stattdessen begrenzt sie den finanziellen Rahmen für die Geschäfte, die der Bevollmächtigte tätigen darf. So kann die Arthandlungsvollmacht zum Beispiel vorsehen, dass der Mitarbeiter nur Verträge bis zu einem Wert von 5.000 Euro abschließen darf. Für Verträge mit einem höheren Wert ist der Prokurist oder Chef zuständig.

Spezialhandlungsvollmacht

Ein anderer Name für die Spezialhandlungsvollmacht lautet Einzelhandlungsvollmacht. Und wie der Name schon andeutet, ermächtigt diese Vollmacht den Mitarbeiter zu einzelnen, konkret bestimmten Handlungen. Sie kann bei Bedarf auch nur für ein spezielles Geschäft erteilt werden. Nachdem dieses Geschäft erledigt ist, hat sich auch die Vollmacht erübrigt.

Im Tagesgeschäft kommt es eigentlich ständig zur Erteilung von dieser Form der Handlungsvollmacht. Fordert der Chef eines Supermarktes einen Mitarbeiter zum Beispiel dazu auf, die Palette Küchenrolle zu verkaufen, die im Lager herumsteht, schwingt in dieser Aufforderung rein rechtlich gesehen eine Spezialhandlungsvollmacht mit.

Wie erfolgt die Handlungsvollmacht Erteilung?

Das Handelsgesetzbuch schreibt für die Erteilung einer Handlungsvollmacht keine bestimmte Form vor. Im Gegensatz zur Prokura wird eine Handlungsvollmacht auch nicht im Handelsregister eingetragen.

Möchte der Chef einem Mitarbeiter Handlungsvollmacht erteilen, kann er das ausdrücklich tun. Er kann also ganz formell erklären, dass er dem Mitarbeiter eine begrenzte geschäftliche Vertretungsmacht zuweist. In diesem Zuge können die Befugnisse und Vereinbarungen auch dann genau definiert und schriftlich festgehalten werden.

Genauso kann die Erteilung der Handlungsvollmacht aber durch schlüssiges Handeln erfolgen. Dass der Mitarbeiter zu Durchführung bestimmter Geschäfte, Handlungen und Tätigkeiten befugt ist, kann sich also einfach durch die üblichen Abläufe im alltäglichen Geschäftsbetrieb ergeben.

Sollte die Handlungsvollmacht schriftlich dokumentiert werden?

Aus rechtlicher Sicht ist es nicht notwendig, die Erteilung einer Handlungsvollmacht schriftlich festzuhalten. Trotzdem ist es in den meisten Fällen durchaus sinnvoll. Denn durch das Schriftstück sind das Unternehmen und der Mitarbeiter auf der sicheren Seite.

Der Chef schützt seine Interessen für den Fall, dass der Mitarbeiter die Grenzen der Vollmacht überschreitet und Geschäfte durchführt, für die ihm die Befugnis fehlt. Durch den schriftlichen Nachweis über den Umfang der Vertretungsmacht muss dann nämlich der Mitarbeiter für Ansprüche gerade stehen, die Dritte geltend machen. Andernfalls wäre der Chef in der Pflicht.

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Andersherum weiß der Mitarbeiter ganz konkret, was er darf und was nicht. Und im Zweifel kann er durch die schriftliche Ausfertigung belegen, dass er die Befugnis hat, das jeweilige Geschäft abzuschließen. Das schafft dann auch beim Geschäftspartner Rechtssicherheit und Vertrauen.

Eine kleine Ausnahme bildet an dieser Stelle die Spezialhandlungsvollmacht. Da sie meist alltägliche Abläufe beinhaltet, reicht eine mündliche Erteilung üblicherweise aus. Ansonsten gibt es zwei Möglichkeiten, um die erteilte Handlungsvollmacht schriftlich festzuhalten:

Erteilung der Handlungsvollmacht per Arbeitsvertrag

Wenn der Arbeitsvertrag die Funktion, die Aufgaben und die Tätigkeiten des Mitarbeiters präzise beschreibt, ergibt sich daraus auch eine entsprechende Handlungsvollmacht. Um Klarheit darüber zu schaffen, welche Befugnisse der Mitarbeiter hat, ist dann kein separater Vertrag mehr notwendig.

Ist eine Handlungsvollmacht über den Arbeitsvertrag geregelt, sollte der Chef aber regelmäßig überprüfen, ob die Angaben und Vereinbarungen noch aktuell sind.

Vor allem wenn ein Mitarbeiter längere Zeit im Unternehmen tätig ist, kann sich sein Aufgabenprofil nämlich zwischenzeitlich verändert oder erweitert haben. Berücksichtigt der Arbeitsvertrag die Veränderungen nicht, sollten sie nachgetragen werden. Sonst steht die gewünschte Rechtssicherheit auf wackeligen Beinen.

Erteilung der Handlungsvollmacht durch eine Urkunde

Die Handlungsvollmacht kann auch in einer eigenständigen Urkunde vereinbart werden. In dem Vertrag sollte dann stehen,

  • wer wem die Handlungsvollmacht erteilt.
  • um welche Art der Handlungsvollmacht es sich handelt.
  • welche Geschäfte und Rechtshandlungen eingeschlossen sind.
  • wie lange die Vollmacht gültig ist und wann sie erlischt.

Wichtig sind möglichst präzise und eindeutige Formulierungen. Insbesondere was den Umfang der Befugnisse angeht, lassen sich so nämlich Missverständnisse und Streitigkeiten vermeiden.

Im Internet finden sich verschiedene Muster für Handlungsvollmachten. Die IHK Frankfurt am Main stellt auf ihrer Internetseite zum Beispiel Musterverträge zur Verfügung. Verwenden Sie so ein Muster, müssen Sie es aber unbedingt sorgfältig auf Ihren Einzelfall anpassen. Und im Zweifel sollten Sie sich juristischen Rat einholen, bevor Sie einem Mitarbeiter eine weitreichende Handlungsvollmacht erteilen.

Was gilt für die Haftung?

Solange der bevollmächtigte Mitarbeiter die Vereinbarungen einhält, also nur branchenübliche und typische Geschäfte im Rahmen der Vollmacht abschließt, haftet das Unternehmen.

Haftbar wird der Mitarbeiter erst und nur dann, wenn er gegen die Vorgaben verstößt. Das heißt: Nimmt er Handlungen vor, die durch seine Handlungsvollmacht nicht abgedeckt sind, muss der Mitarbeiter gerade stehen.

Die Grenzen der Vollmacht ergeben sich dabei zum einen aus § 52 Abs. 2 HGB. Demnach sind grundsätzlich folgende Rechtshandlungen ausgeschlossen:

Für solche Geschäfte braucht der Mitarbeiter immer eine gesonderte Befugnis. Zum anderen kann die Handlungsvollmacht selbst weitere Einschränkungen enthalten. Denn bei der Erteilung der Handlungsvollmacht kann der Chef frei entscheiden, wie weit die Befugnisse gehen, die er dem Mitarbeiter einräumt.

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Und: Der bevollmächtigte Mitarbeiter darf seine Handlungsvollmacht ohne die Erlaubnis des Inhabers des Handelsgeschäfts nicht auf einen Dritten übertragen. Das schließt § 58 HGB aus.

Ein Beispiel: Der Chef fährt in Urlaub und hat Herr Müller deshalb durch eine Generalhandlungsvollmacht zu seinem Urlaubsvertreter bestimmt. Nun muss Herr Müller aber einen Geschäftstermin außerhalb wahrnehmen und ist dadurch drei Tage nicht vor Ort. Dann kann Herr Müller seine Vertretungsmacht nicht einfach so an Frau Schmidt weitergeben. Er kann lediglich eine Untervollmacht erteilen, die Frau Schmidt ermächtigt, bestimmte Geschäfte abzuschließen.

Wann erlischt eine erteilte Handlungsvollmacht?

So wie jemand eine Vollmacht erteilen kann, kann er sie auch widerrufen. Dieses Prinzip gilt grundsätzlich für alle Vollmachten und damit auch für die Handlungsvollmacht. Doch nicht nur der Chef kann die erteilte Handlungsvollmacht widerrufen. Andersherum kann auch der bevollmächtigte Mitarbeiter auf die Vollmacht verzichten.

Eine Spezialhandlungsvollmacht, die sich nur auf ein einzelnes, konkretes Geschäft bezieht, erlischt automatisch, wenn dieses Geschäft abgeschlossen ist. Außerdem erlischt die Handlungsvollmacht, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Wird ein Insolvenzverfahren eröffnet oder der Betrieb aufgegeben, erlischt die Handlungsvollmacht ebenfalls.

Was unterscheidet die Handlungsvollmacht von der Prokura?

Auch wenn die Handlungsvollmacht der Prokura ähnelt, so gibt es doch einige große Unterschiede. Ein wesentlicher Punkt ist der Gestaltungsspielraum.

§ 49 HGB besagt, dass die Prokura den Prokuristen zu allen Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen im Betrieb eines beliebigen Handelsgewerbes ermächtigt. Im Unterschied dazu gilt die Handlungsvollmacht nur für bestimmte oder einzelne Geschäfte, die im jeweiligen Handelsgewerbe üblich sind.

Erteilt der Chef Prokura, kann er deshalb nur entscheiden, wen er zum Prokuristen bestimmt. Den Umfang und die Inhalte der Prokura kann er aber nicht beeinflussen, denn sie sind gesetzlich geregelt. Bei der Handlungsvollmacht hingegen kann er im Zuge der Erteilung frei bestimmen, wofür sie gilt.

Ein weiterer wichtiger Unterschied ist, dass die Prokura ausdrücklich erteilt und ins Handelsregister eingetragen werden muss. Bei einer Handlungsvollmacht ist das nicht notwendig.

Was ist sonst noch wichtig?

Auch nach der Erteilung einer Handlungsvollmacht unterschreibt der Mitarbeiter Verträge nur als Vertreter des Unternehmens. Aus diesem Grund sollte er vor seine Unterschrift immer ein Kürzel wie „i. V.“ für „in Vollmacht“ setzen.

Zum einen schafft er dadurch Rechtssicherheit für sich und den Geschäftspartner. Denn der Vertrag bleibt grundsätzlich auch dann gültig, wenn der Mitarbeiter seine Befugnisse überschreitet. Der Geschäftspartner muss es in diesem Fall nämlich gegen sich gelten lassen, wenn er hätte wissen können oder müssen, dass der Mitarbeiter keine entsprechende Vollmacht hat.

Andersherum kann sich der Geschäftspartner nicht herausreden. Erbringt er zum Beispiel die Leistungen nicht so, wie sie vertraglich vereinbart waren, kann er nicht erklären, dass er den Vertrag nur mit dem Mitarbeiter und nicht mit dem Unternehmen abgeschlossen hat.