Prokura Unterschrift: So wird es rechtsgültig

Aktualisiert am 22. Juni 2020 von Ömer Bekar

Infos zu Prokura Unterschrift
Der Inhaber einer Prokura kennzeichnet seine Position durch einen entsprechenden Zusatz zur Unterschrift.

Wenn ein Prokurist Korrespondenz abzeichnet, setzt er vor seine Unterschrift in aller Regel das Kürzel “ppa.”. Dieser Hinweis auf die Prokura sorgt für Rechtssicherheit. Denn der Geschäftspartner kann sich darauf verlassen, dass der Prokurist dazu bevollmächtigt ist, die jeweilige Erklärung rechtsgültig abzugeben. Aber muss der Prokurist überhaupt auf die Prokura hinweisen, indem er das Kürzel vor seine Unterschrift setzt? Was ist, wenn er den Hinweis weglässt? Und welche Bedeutung haben die Abkürzungen “i. V.” und “i. A.”? Wir erklären, was Sie zur Unterschriftenregelung wissen sollten.

Spätestens, wenn ein Unternehmen eine gewisse Größe hat, kann die Geschäftsleitung nicht mehr alle Briefe, Dokumente und sonstigen Schriftstücke selbst unterschreiben. Gleiches gilt für den Versand von E-Mails und Faxen.

Außerdem muss ein Unternehmen jederzeit handlungsfähig sein. Auch wenn der Chef mal nicht da ist oder krankheitsbedingt ausfällt, müssen die Geschäfte weiterlaufen. Und generell wäre es im normalen Geschäftsbetrieb viel zu umständlich und langwierig, jede noch so kleine Entscheidung erst mit der Geschäftsführung abzusprechen.

Aus diesem Grund ist es üblich, einigen Mitarbeitern Vollmachten zu erteilen. Die Vollmacht befugt den jeweiligen Mitarbeiter dazu, bestimmte Geschäfte und Handlungen im Namen des Unternehmens durchzuführen.

Dabei gibt es Vollmachten in mehreren Formen. Die umfassendste Möglichkeit, einen Vertreter zu bestimmen, ist die Erteilung einer Prokura. Sie ermächtigt den Prokuristen zu allen gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften im Betrieb des Handelsgewerbes. Und diese besondere Stellung kennzeichnet der Prokurist durch den Zusatz per Prokura vor seiner Unterschrift.

Wofür stehen die Abkürzungen ppa., i. V. und i. A.?

Unterschriftenzusätze informieren den Geschäftspartner darüber, dass der Brief oder das Dokument in Vertretung unterschrieben wurde. Dabei sind im Geschäftsalltag vor allem die drei Kürzel ppa., i. V. und i. A. verbreitet. Sie haben folgende Bedeutungen:

  • ppa. steht für per procura. Manchmal wird auch nur pp. geschrieben. Per procura heißt übersetzt durch oder aufgrund einer erteilten Prokura.
  • i. V. ist die Abkürzung für in Vollmacht. Anders als oft angenommen, ist es nicht die Abkürzung für in Vertretung!
  • i. A. bedeutet im Auftrag.

Mit Blick auf die rechtliche Wirkung ergibt sich durch den jeweiligen Zusatz zur Unterschrift ein grundlegender und sehr wichtiger Unterschied.

So weisen die Abkürzungen ppa. und i. V. den Unterschreibenden als jemanden aus, der eine Vollmacht hat. Die Vollmacht unterliegt gesetzlichen Regelungen und ein gesetzlicher Vertreter des Unternehmens hat sie erteilt. Aus diesem Grund entfaltet ein Schriftstück, das per Prokura oder in Vollmacht unterzeichnet wurde, auch rechtlich verbindliche Wirkung.

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Im Unterschied dazu besagt das Kürzel i. A., dass der Unterschreibende für den Inhalt des Schreibens keine Verantwortung trägt. Er verfasst und unterzeichnet das Schriftstück lediglich im Auftrag. Die Inhalte sind zwar mit dem Chef abgestimmt, doch der Unterschreibende ist letztlich nur der Überbringer der Informationen. Ein Rechtsgeschäft wird deshalb durch ein Schreiben, das im Auftrag unterschrieben ist, nicht begründet.

Was ist eine Prokura?

Die Prokura ist eine sehr umfangreiche Vertretungsmacht. Sie ist in den §§ 48 bis 53 Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Ergänzend dazu und um Lücken zu schließen, greifen außerdem die Regelungen zur Vollmacht aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Sie stehen in den §§ 164 ff. BGB.

Gemäß § 48 Abs. 1 HGB kann nur der Inhaber oder der gesetzliche Vertreter eines Handelsgeschäfts Prokura erteilen. Und nach der Erteilung muss die Prokura im Handelsregister eingetragen werden. Diese Pflicht ist in § 53 HGB festgelegt.

Auch der Umfang der Prokura ist gesetzlich geregelt. So darf der Prokurist nach § 49 Abs. 1 HGB alle Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen ausführen, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt. Im Unterschied zur Handlungsvollmacht, die ebenfalls im Handelsgesetzbuch geregelt ist, kommt es bei der Prokura nicht darauf an, welches Handelsgewerbe genau der Geschäftsherr betreibt.

Ähnlich wie die Vollmacht gibt es aber auch die Prokura in mehreren Formen:

Einzelprokura

Die Einzelprokura ermächtigt den Prokuristen zur Einzelvertretung. Folglich darf er eigenmächtig im Namen des Unternehmens auftreten und handeln. Er ist dazu befugt, alle Rechtshandlungen, die der Betrieb des Handelsgewerbes mit sich bringt, alleine ausführen.

Echte Gesamtprokura

Bei einer Echten Gesamtprokura erteilt der Geschäftsinhaber zwei oder mehr Mitarbeitern gemeinschaftlich Prokura. Deshalb können sie das Unternehmen auch nur gemeinsam vertreten.

Gibt es zum Beispiel zwei Prokuristen, kann Prokurist 1 nur zusammen mit Prokurist 2 Verträge schließen. Alleine geht das nicht. Es sei denn, der eine Prokurist hätte den anderen Prokuristen dazu bevollmächtigt, bestimmte Geschäfte durchzuführen. Eine andere Möglichkeit ist, dass Prokurist 1 dem alleinigen Handeln von Prokurist 2 nachträglich zustimmt.

Willenserklärungen annehmen, darf aber jeder Prokurist eigenständig. Möchte ein Geschäftspartner ein Angebot annehmen, das ihm die beiden Gesamtprokuristen unterbreitet haben, kann er das also auch nur gegenüber einem Prokuristen erklären.

Halbseitige Gesamtprokura

Als halbseitige Gesamtprokura wird bezeichnet, wenn ein Prokurist eine Einzelprokura und ein zweiter Prokurist nur eine Gesamtprokura hat. Diese Konstellation hat zur Folge, dass der Prokurist mit der Einzelprokura alleine auftreten und handeln kann. Der Prokurist mit der Gesamtprokura hingegen kann nur zusammen mit dem anderen Prokuristen agieren.

Gemischte Gesamtprokura

Eine Abwandlung der Echten Gesamtprokura besteht darin, dass das Unternehmen einem Mitarbeiter Gesamtprokura erteilt. Dazu gibt es aber keinen zweiten Prokuristen. Stattdessen ist die Vertretungsmacht daran gebunden, dass ein gesetzlicher Vertreter mitwirkt.

Bei einer GmbH zum Beispiel kann das einer der Geschäftsführer sein. Weil der Prokurist nur in Zusammenarbeit mit einem gesetzlichen Vertreter des Unternehmens agieren kann, wird diese Form als Gemischte oder auch Unechte Gesamtprokura bezeichnet.

Filialprokura

Das Unternehmen kann die Prokura auf den Betrieb von einer oder mehreren Niederlassungen begrenzen. Das wird dann eine Filialprokura genannt. Voraussetzung dafür ist, dass die einzelnen Filialen des Unternehmens unterschiedliche Namen haben.

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Welche Bedeutung hat es, wenn der Hinweis auf die Prokura neben der Unterschrift auftaucht?

Geschäftspartner, Lieferanten und andere Außenstehende können durch den Zusatz zur Unterschrift erkennen, ob und welche Art von Vollmacht der Unterschreibende hat. Dabei weist das Kürzel ppa. in der Korrespondenz die Prokura aus.

Für den Außenstehenden schafft die Prokura zum einen rechtliche Sicherheit. Zum anderen trägt sie dazu bei, dass die Geschäfte beschleunigt werden können. Das liegt ganz einfach daran, dass der Umfang der Prokura gesetzlich festgelegt ist.

Und im Außenverhältnis kann die Geschäftsleitung den Umfang nicht beschränken. Das schließt § 50 Abs. 1 und 2 HGB aus. Die einzige Ausnahme bildet die Filialprokura.

Im Innenverhältnis kann der Geschäftsführer zwar Beschränkungen vornehmen. Verstößt der Prokurist dagegen, macht er sich unter Umständen schadensersatzpflichtig. Doch bei der Vertretung gegenüber Dritten bleiben die Beschränkungen wirkungslos.

Für die Praxis heißt das: Wenn ein Schriftstück per Prokura unterschrieben ist, kann der Geschäftspartner davon ausgehen, dass der Unterschreibende die Befugnis für das Geschäft oder die Rechtshandlung hat. Andersherum weiß der Geschäftspartner aber auch, wo die Befugnisse des Prokuristen enden.

Wie unterschreibt ein Prokurist?

§ 51 HGB besagt, dass der Prokurist mit einem Zusatz unterschreiben soll, der ihn als Vertreter der Firma kennzeichnet. In aller Regel ergänzt der Prokurist seine Unterschrift deshalb durch den Zusatz ppa., pp. oder per Prokura.

Auf diese Weise wird klar, dass der Unterschreibende Prokura hat. Ob der Prokurist ein Kürzel verwendet oder den Zusatz ausschreibt, bleibt seinem Geschmack überlassen.

Die Vorgabe ist allerdings eine Ordnungsvorschrift. Das heißt: Lässt der Prokurist den Zusatz weg, bleibt die Unterschrift trotzdem gültig und das Rechtsgeschäft weiterhin verbindlich.

Der Zusatz ist also keine zwingende Voraussetzung für die Wirksamkeit der Unterschrift. Zumal sich der Geschäftspartner selbst rückversichern kann, indem er einen Blick ins Handelsregister wirft. Denn dort ist eingetragen, wer in der Firma zum Prokuristen bestellt ist.

Trotzdem sollte der Prokurist nicht auf den Zusatz verzichten. Denn zum einen schafft er damit Klarheit. Und zum anderen gebietet es die Höflichkeit gegenüber Geschäftspartnern, Lieferanten, Kunden und anderen Außenstehenden, die eigene Position anzugeben. Gerade gegenüber neuen Kontakten kann sich der Prokurist außerdem gleichzeitig als kompetenter Ansprechpartner präsentieren.

Bleibt aber die Frage, wie genau die Prokura mit der Unterschrift verknüpft wird. Die DIN 5008 schlägt dafür bei Geschäftsbriefen zwei Möglichkeiten vor:

1. Per Prokura und Unterschrift in einer Zeile

Eine mögliche Anordnung ist, dass nach der Grußformel zunächst der Name der Firma folgt. Mit einer Leerzeile Abstand kommen dann in der nächsten Zeile der Hinweis auf die Prokura und die Unterschrift. Darunter wird der Name des Prokuristen maschinenschriftlich wiederholt. Das Ganze sieht so aus:

Mit freundlichen Grüßen

Firmenname

per Prokura Unterschrift

Vor- und Nachname

2. Per Prokura vor der Wiederholung des Namens

Eine andere Möglichkeit ist, der Unterschrift eine eigene Zeile zu geben und den Hinweis auf die Prokura vor der maschinenschriftlichen Wiederholung des Namens zu platzieren:

Sie können den Zusatz auch handschriftlich ergänzen!

Die DIN 5008 beschränkt sich auf Anordnungen, bei denen der Unterschriftenzusatz mit dem Computer geschrieben wird. Doch im Geschäftsalltag kann es natürlich sein, dass Ihnen ein Schriftstück vorgelegt wird, das schon fertig ausgedruckt ist. Hier ergänzen Sie den Prokura-Zusatz dann einfach von Hand. Sie schreiben also das Kürzel oder die ausgeschriebene Form direkt vor Ihrer Unterschrift.

Tatsächlich wird oft sogar empfohlen, den Vermerk handschriftlich vorzunehmen. Denn auf diese Weise beugen Sie Missverständnissen vor. Schließlich werden Sie in aller Regel nicht hauptberuflich Prokurist sein, sondern eine andere Tätigkeit im Unternehmen ausüben.

Folglich werden Sie vermutlich nicht jedes Schriftstück in Ihrer Funktion als Prokurist zeichnen. Ergänzen Sie Ihre Unterschrift nur dann um den Zusatz, wenn Sie tatsächlich per Prokura unterschreiben, schaffen Sie Klarheit und gehen gleichzeitig keine unnötigen Risiken ein.

Wann sind die Kürzel i. V. und i. A. richtig?

In der geschäftlichen Korrespondenz fügt der Inhaber einer Prokura einen Vermerk wie ppa. oder pp. zu seiner Unterschrift dazu. Alle anderen Bevollmächtigten verwenden das Kürzel i. V., das für in Vollmacht steht.

Bei der Vollmacht kann es sich um eine Handlungsvollmacht handeln. Sie ist ebenfalls im Handelsgesetzbuch geregelt. Im Unterschied zur Prokura ist die Handlungsvollmacht aber nicht so umfangreich.

Außerdem kann sie der Geschäftsinhaber formfrei erteilen und dabei selbst bestimmen, wie weit die Vollmacht reichen soll. Und die Handlungsvollmacht wird auch nicht im Handelsregister eingetragen.

Haben Sie eine Handlungsvollmacht, ergänzen Sie Ihre Unterschrift um den Zusatz i. V. Gleiches gilt, wenn Sie für das jeweilige Rechtsgeschäft eine Vollmacht nach den Regelungen des BGB haben.

Das Kürzel i. A. ist richtig, wenn Sie ein Schriftstück im Auftrag Ihres Vorgesetzten verfassen und unterschreiben, für das Geschäft als solches aber keine Befugnis haben.

Der Empfänger des Schreibens weiß dadurch, dass Sie keine Vertretungsmacht ausüben, sondern die Angaben nur übermitteln. Früher wurde in solchen Fällen auch der Hinweis „nach Diktat verreist“ verwendet. Doch heute ist dieser Vermerk nicht mehr zeitgemäß.

Wie ist die Reihenfolge, wenn mehrere Personen unterschreiben?

In vielen Unternehmen wird das sogenannte Vier-Augen-Prinzip angewendet. Dabei werden Schriftstücke immer von zwei Mitarbeitern unterzeichnet.

Haben die beiden Mitarbeiter unterschiedliche Vollmachten, richtet sich die Reihenfolge der Unterschriften nach dem Rang. Der Ranghöhere unterschreibt dann links, der andere Mitarbeiter rechts daneben.

Zeichnen zum Beispiel der Prokurist und ein Mitarbeiter mit Handlungsvollmacht einen Vertrag, steht die Unterschrift des Prokuristen mit dem Hinweis auf die Prokura an der ersten Stelle. Rechts daneben unterschreibt der Bevollmächtigte mit dem Zusatz i. V.

Haben die beiden Mitarbeiter den gleichen Rang, unterschreibt zuerst derjenige, der für den Inhalt des Schriftstücks verantwortlich ist.

Angenommen, zwei Gesamtprokuristen zeichnen einen Vertrag. Dabei hat der eine Prokurist den Vertrag aufgesetzt und wird später auch der Ansprechpartner, weil die vertraglichen Vereinbarungen seine Abteilung betreffen. Dann unterschreibt dieser Prokurist links. Der andere Prokurist setzt seine Unterschrift rechts daneben, wobei beide mit dem Vermerk auf ihre Prokura unterzeichnen.