Prokura Handlungsvollmacht: Die Befugnisse beim Zeichnen

Aktualisiert am von Ömer Bekar

Infos zu Prokura Handlungsvollmacht
Aus der Unterschrift sollte hervorgehen, ob jemand per Prokura oder Handlungsvollmacht zeichnet.

Der Chef kann sich unmöglich um alles selbst kümmern. Außerdem ist er nicht rund um die Uhr im Betrieb. Um die Mitarbeiter in die Abläufe einzubinden und ihnen zu ermöglichen, bestimmte Geschäfte eigenverantwortlich zu regeln, sind deshalb Vollmachten üblich. Und die wichtigsten Formen dabei sind die Prokura und die Handlungsvollmacht. Doch diese beiden Vollmachten unterscheiden sich nicht nur im Umfang voneinander. Auch die Art und Weise, was und wie der Bevollmächtigte unterschreibt, ist verschieden. Allerdings fehlt es mitunter an eindeutigen Regelungen. Dabei sind sie sowohl für das Unternehmen und die Mitarbeiter als auch für die Geschäftspartner sehr wichtig.

Grundsätzlich sollten die Rollen, die Verantwortlichkeiten, die Zuständigkeiten und die Befugnisse in einem Unternehmen klar festgelegt sein. Und in den Bereich der wichtigen Befugnisse fällt auch die Zeichnungsbefugnis. Sie regelt, wer was unterschreiben darf.

Bei Ämtern und Behörden gibt es in aller Regel Geschäftsordnungen oder Satzungen, die eindeutige Regelungen zur Zeichnungsbefugnis enthalten. Im Unterschied dazu haben viele Unternehmen entweder gar keine klaren oder nur schwammige Vereinbarungen. Das ist mit ein Grund dafür, warum das Thema Zeichnungsbefugnis regelmäßig die Gerichte beschäftigt.

In diesem Beitrag haben wir zusammengestellt, was Sie zur Unterschrift im Zusammenhang mit einer Prokura und einer Handlungsvollmacht wissen sollten.

Die Unterschrift macht den Geschäftsbrief rechtswirksam

Spätestens, wenn der Chef verreist, krank oder aus anderen Gründen nicht vor Ort ist, stellt sich die Frage, ob und wie seine Vertreter Verträge und geschäftliche Briefe zeichnen können oder müssen. Dabei ist es vor allem für einen Nichtjuristen mitunter gar nicht so einfach, zu unterscheiden, ob eine Unterschrift im Rahmen von Prokura, Handlungsvollmacht oder als bloße Willenserklärung erfolgt.

Normalerweise kann der Vertragspartner oder Empfänger des Schreibens am Zusatz zur Unterschrift ablesen, welche Funktion und welche Befugnisse die unterzeichnende Person hat. Doch wenn das Kürzel fehlt oder falsch verwendet wurde, können sich daraus unangenehme Folgen ergeben.

Grundsätzlich ist es nämlich so: Wenn Sie ein Dokument unterschreiben, haften Sie dafür, dass die Unterschrift verbindlich ist. Gleichzeitig schließt diese Haftung ein, dass die abgegebene Willenserklärung oder die getroffenen Vereinbarungen rechtwirksam sind. Dass Sie möglicherweise gar nicht dazu befugt waren, solche Handlungen oder Geschäfte durchzuführen, ändert daran zunächst einmal nichts.

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Um Sicherheit für alle Beteiligten zu schaffen, ist deshalb sehr wichtig, klare, nachvollziehbare und verbindliche Zeichnungsbefugnisse auf den Weg zu bringen.

Die rechtlichen Grundlagen für Zeichnungsbefugnisse

Grundsätzliche Vorgaben und Hinweise zu Unterschriften finden sich sowohl im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) als auch im Handelsgesetzbuch (HGB). Zusätzlich dazu beinhalten viele andere Vorschriften Aspekte zu dieser Thematik, so zum Beispiel das GmbH-Gesetz, das Aktiengesetz, das Gesellschaftsrecht oder das Vereinsrecht. Je nach Rechtsform des Unternehmens und Situation müssen Sie deshalb auch die entsprechenden Regelungen beachten.

Der Firmeninhaber, der Geschäftsführer, Gesellschafter und Mitglieder des Vorstands unterschreiben üblicherweise nur mit ihrem Namen. Um ihre Funktion im Unternehmen zu verdeutlichen, ist außerdem ihre Position meist direkt unter dem Namen vermerkt. Zunächst folgt also der Vor- und Nachname und in der Zeile darunter eine Bezeichnung wie Geschäftsführer oder Vorstandsmitglied.

Doch wenn der Chef nicht selbst unterschreibt, sondern ein Vertreter ein Schriftstück zeichnet, ist zum einen wichtig, dass die Funktion des Vertreters erkennbar ist. Zum anderen sollte der Empfänger zweifelsfrei erkennen können, dass der Chef für die Unterschrift des Vertreters einsteht und im Ernstfall die Haftung übernimmt.

Die Unterschiede zwischen Prokura und Handlungsvollmacht

Die Mitarbeiter brauchen entsprechende Befugnisse, damit der Betrieb ohne Unterbrechungen oder Einschränkungen läuft. Denn wenn jede kleinste Kleinigkeit erst mit dem Chef abgesprochen werden muss, entstehen unnötige Wartezeiten.

Die beiden wichtigsten Formen der Vollmacht im unternehmerischen Bereich sind die Prokura und die Handlungsvollmacht. Beide bevollmächtigen die Mitarbeiter dazu, verschiedene Vorgänge und Abläufe in Eigenregie zu erledigen. Allerdings gibt es wesentliche Unterschiede zwischen der Prokura und einer Handlungsvollmacht:

Die Prokura

Die Prokura ist eine sehr umfangreiche Vollmacht im Handelsrecht. Sie bevollmächtigt den Prokuristen dazu, alle gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäfte und Rechtshandlungen durchzuführen, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt. Es gibt nur sehr wenige Einschränkungen. So kann der Prokurist zum Beispiel keine Grundstücke verkaufen oder das Unternehmen nicht auflösen.

Dabei kann nur der Inhaber des Gewerbebetriebs Prokura erteilen. Zumindest im Außenverhältnis kann er den Umfang aber nicht einschränken. Denn die Befugnisse, die eine Prokura umfasst, sind gesetzlich festgelegt. Die Regelungen zur Prokura finden sich in den §§ 48 ff. HGB.

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Durch die Prokura ist der Prokurist zu allen Geschäften befugt, die irgendein Handelsgewerbe mit sich bringt. Die Vollmacht beschränkt sich also nicht auf branchenübliche oder alltägliche, gewöhnliche Geschäfte. Deshalb kann der Prokurist fast alle Rechtsgeschäfte für das Unternehmen tätigen, die auch der Chef vornehmen kann.

Gleichzeitig wird die Prokura immer ins Handelsregister eingetragen. Das ist so vorgeschrieben. Dieser Eintrag schafft auch für die Geschäftspartner Sicherheit. Denn sie wissen, mit wem sie es zu tun haben und wie weit die Befugnisse des Prokuristen gehen.

Zeichnet der Prokurist Unterlagen per Prokura, setzt er vor seine Unterschrift ein Kürzel wie „ppa“.

Die Handlungsvollmachten

Als Oberbegriff umfasst die Handlungsvollmacht jede Vollmacht, die der Chef im Zusammenhang mit seinem Handelsgewerbe erteilt und die keine Prokura ist. Dabei hat eine Handlungsvollmacht grundsätzlich einen geringeren Umfang als eine Prokura. Aus diesem Grund wird sie auch als die kleine Schwester der Prokura bezeichnet.

Die gesetzlichen Grundlagen leiten sich aus den §§ 54 ff. HGB ab. Anders als bei der Prokura legt der Gesetzgeber den Umfang bei der Handlungsvollmacht aber nicht konkret fest. Den Umfang bestimmt vielmehr derjenige, der die Vollmacht erteilt. Das kann der Chef selbst, aber zum Beispiel auch der Prokurist sein. Und je nach Umfang gibt es in Handlungsvollmacht in verschiedenen Varianten:

Gesamtvollmacht

Ein anderer Name für die Gesamtvollmacht lautet Generalvollmacht. Sie berechtigt zu allen Geschäften und Rechtshandlungen, die im Betrieb eines Gewerbes in der entsprechenden Branche für gewöhnlich anfallen.

Der Bevollmächtigte kann also im Tagesgeschäft alle Rechtsgeschäfte tätigen, bei denen eine Vertretung rechtlich zulässig ist. Im Unterschied zur Prokura beschränkt sich die generelle Handlungsvollmacht aber auf den Betrieb des Handelsgewerbes, in dem der Bevollmächtigte tätig ist. Branchenübergreifende Geschäfte und Handlungen sind durch die Vollmacht nicht abgedeckt.

Anders als die Prokura wird die Handlungsvollmacht auch nicht im Handelsregister eingetragen. Trotzdem kann der Geschäftspartner aus den gesetzlichen Regelungen ableiten, wie weit die Befugnisse des Bevollmächtigten gehen. Zumal der Bevollmächtigte, genauso wie der Prokurist, durch einen Zusatz zur Unterschrift deutlich machen muss, dass er mit Handlungsvollmacht unterschreibt.

Der übliche Zusatz bei einer Handlungsvollmacht ist das Kürzel „i. V.“ für in Vollmacht.

Gattungs- und Einzelvollmacht

Möchte der Chef sehr klar eingrenzen, was der Bevollmächtigte darf und was nicht, kann er eine Gattungsvollmacht erteilen. Die Gattungsvollmacht ermächtigt dazu, gleichartige Handlungen und Geschäfte zu erledigen, die regelmäßig im Tätigkeitsbereich des Bevollmächtigten anfallen.

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Sie beschränkt sich also auf Rechtsgeschäfte einer bestimmten Gattung oder Art. Aus diesem Grund wird die Gattungsvollmacht auch Artvollmacht genannt. So eine Artvollmacht kann zum Beispiel sein, dass der Mitarbeiter Einkäufe für das Unternehmen bis zu einem bestimmten Wert tätigen oder normale Geschäftsbriefe unterschreiben kann.

Noch enger gefasst ist die Einzelvollmacht, die auch Sondervollmacht heißt. Sie bezieht sich auf ein einzelnes Geschäft oder eine bestimmte Handlung. Sobald dieses Rechtsgeschäft erledigt ist, erlischt auch die dafür erteilte Vollmacht.

Um Missverständnissen vorzubeugen, sollte der Bevollmächtigte mit dem Kürzel „i. A.“ für im Auftrag zeichnen.

Auch eine eingescannte Unterschrift ist rechtsgültig

Klare Regelungen dazu, welche Verträge und Dokumente ein Mitarbeiter abzeichnen kann und welchen Zusatz er dabei verwenden muss, sind sehr wichtig. Denn sie schaffen Sicherheit.

Der Geschäftspartner oder Empfänger kann zuordnen, wer sein Gegenüber ist. Außerdem kann er davon ausgehen, dass der Vertreter die Befugnis dazu hat, das jeweilige Geschäft überhaupt abzuschließen.

Auf der anderen Seite weist sich der Bevollmächtigte klar als Vertreter des Unternehmens aus. Folglich kann sich der Geschäftspartner später nicht herausreden, dass er den Vertrag nur mit dem Mitarbeiter und nicht mit dem Unternehmen geschlossen hat.

Doch auch der Mitarbeiter ist abgesichert. Durch die Unterschrift wird ein geschäftliches Dokument rechtlich verbindlich und wirksam. Handelt der Mitarbeiter im Rahmen der Befugnisse, die er durch die Prokura oder Handlungsvollmacht hat, haftet notfalls das Unternehmen. Überschreitet er aber seine Befugnisse, bleiben die Unterschrift wirksam und die Vereinbarungen verbindlich. Nur kann der Chef dann Schadensersatz vom Mitarbeiter fordern.

Das gilt nicht nur für eine handschriftliche Unterschrift. In vielen Unternehmen kommen sogenannte Faksimilestempel zum Einsatz. So ein Stempel bildet die Unterschrift originalgetreu ab.

Im digitalen Zeitalter ist es außerdem üblich, dass eine Unterschrift eingescannt und anschließend in Schreiben und E-Mails eingefügt wird. Und inzwischen gelten auch solche Unterschriften als rechtsgültig. Fügen Sie also zum Beispiel in ein Schreiben, das der Chef diktiert hat, eine gestempelte oder gescannte Unterschrift ein, gilt die Erklärung als verbindlich bestätigt.

Im Umkehrschluss heißt das aber auch, dass Sie aufpassen und den Stempel oder die Datei vor einem unberechtigten Zugriff schützen müssen. Denn wenn Ihnen ein Fehler unterläuft, machen Sie sich unter Umständen gegenüber Ihrem Chef schadensersatzpflichtig.